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業務改善の考え方

(3) 業務ツールの活用

ITによる業務改善というと非常に守備範囲の広い経営課題となりますが、各社員が机でパソコンで作業をしていても「実は何をやっているのか分からない」というケースが多くありませんか?

ここでは特に日々社員スタッフが扱っているパソコン作業に焦点を絞り込み、業務改善を推進しております。パソコン作業の効率化、ITリテラシーの向上(オフィスツール作業の効率化)という視点ではなく「業務プロセスの再構築」を行うことで大きな業務改善を図ることが可能です。

① 集計・分析作業をシステム化

元データをいくつものシステムなどから寄せ集め、エクセルで集計・分析作業を行う業務が仕事になってしまっているケースはありませんか?理由も無く集計・分析作業を行ってしまっている、もしくは集計・分析を行うことで手一杯になってしまい、その後のアクションに繋がっていないなど、本末転倒となってしまっている事例も多く見られます。重要なのは作業ではなく、アクションプランです。繰り返し発生する業務をシステム化することにより、作業ではなく考え、行動する時間を確保し社員が成果をあげることが重要です。

弊社事例

某社の経理部門は毎月の月次決算後の役員会議用の資料作成のため、会議前に経理マン2名が2日間ほぼ付きっ切りで作業にあたっていました(1ヶ月:2人×2日×10時間=40時間)。

システム会社に開発を委託し、半自動化ツールを導入したことにより、2日間の作業を約半日で完了することが可能となりました(1ヶ月:2人×1日×6時間=12時間(▲70%の業務時間を削減))。

現在では、その削減できた時間に経理部門の本来業務である「予実管理」に充てております。

<IT活用による業務改善例(月次決算作業)>

② 成果物の共有とルール化

(a) 成果物の共有

営業マンなどが作成している提案書や企画書などの書類が共有化できていない企業も多く見られますが、これらは共有化の仕組みを導入することで、大幅に資料作成時間を短縮し、営業の本来業務である顧客との商談などに時間を割くことが可能となります。

(b) 書類作成のルール化

営業マンなどが作成している提案書や企画書、管理部門が作成している社内会議用資料などにルールを設けることで、資料作成時間を大幅に短縮することが可能です。

例えば、フォントや文字色、図形などの装飾などにルールを設定し

「このフォント以外は利用しない」
「図形はこの3色しか利用しない」

というルールを設けるだけで直にでも、資料作成時に無駄に考える時間、手を動かす時間を大幅に削減することが可能です。

ITといってもシステムの改善ではなく、上記の考え方は業務改善の一環です。ITというインフラを活用し、成果をあげるための仕組み化を導入することが鍵となります。

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