ウィザーズプラスコラム

第97回プロジェクトのゴール設定

長時間労働や残業を減らそう!と業務改善計画を実践している企業は多いようですね。あるネットニュースの記事によれば、人材派遣大手のリクルートスタッフィングでは「限られた時間内で賢く働く」をテーマに、「スマートワーク」というプロジェクトを実践しているそうです。

このプロジェクトの実行にあたり同社では画一的な対策を上から押しつけるのではなく、具体的な方策をプロジェクトメンバーに委ねたのだとか。そのために経営陣はプロジェクトのゴールとルールを明確に打ち出すことに注力。その結果、スマートな働き方を推進する同プロジェクトで目覚ましい成果を上げているそうです。

業務改善の目的は明確に!

業務改善に取り組もうというとき、目的は明確にされているでしょうか?プロジェクトのゴールやルールが共有されず、掛け声ばかりが勇ましいようでは成果は期待できません。

プロジェクトマネジメントの第一歩は目的を明確に設定すること。業務改善プロジェクトであれば、業務指標の目的値をゴールとして設定することになります。

例えば、売上あたりの事務処理費用や所要時間を短縮することや、受注件数あたりのミス率を下げることなど。こうした具体的な数値を理想とされる状態に改善することが、プロジェクトのゴールになるのです。

業務改善プロジェクトのゴールを設定するときに役立つ業務指標には、重要業績評価指標(KPI:Key Performance Indicators)と呼ばれる業績評価のための指標などがあります。KPIの特徴は財務の視点だけでなく、顧客の視点や業務プロセスの視点などについても評価指標を設定する点。このような評価指標を設定することで目標が数値化され、客観的、定量的に業務改善の成果が見えてくるのです。

また業務指標はアウトプットとアウトカムの2つに分けて考える必要があります。アウトプットというのは自ら働きかけること、アウトカムというのはアウトプットの結果として生じる状況のことです。アウトプット指標を活動指標、アウトカム指標を成果指標と呼びます。

活動指標というのは自ら動くことでコントロールできますが、成果指標はアウトプットの結果次第でしかコントロールできません。プロジェクトのゴールを設定するときには、この2つの数値の関係性と動きを認識することが重要になります。

プロジェクトの成果は、活動指標の結果として成果指標が向上して得られるもの。数値目標(=ゴール)が明確に設定されていれば活動の成果を共有することができ、さらなる業務改善へとつなげることができるのです。

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