ウィザーズプラスコラム

第96回業務フローの見える化

2015年末までの課題として会社経営者にとって頭の痛い問題となりそうなのが、マイナンバー制度の開始。2015年10月には国民への個人番号の通知が始まり、2016年1月には本格的な運用が開始されることになります。

制度開始に伴い民間企業では、社員とその配偶者や扶養親族のマイナンバー情報を収集し、管理することになります。そのため個人番号取扱事業者として安全管理措置の義務を負うなど、さまざまな責任が生じることにもなります。

あるニュース記事によれば、2015年5月時点でマイナンバーへの対応企業は全体の3割ほど。すでに対応を進めている企業のなかでも制度導入に伴い、個人情報の漏えいリスクや業務量の増加、業務フローの煩雑化などといった問題を懸念する声が上がっているそうです。

フローが見えれば業務の効率が変わる!

マイナンバーのような新たな制度の運用にあたり、もっとも重要なのは業務フローの描き方。業務フローの描き方次第で、その業務が煩雑で問題の多いものになるのか、それとも簡便で効率の良いものになるのかが決まってしまうのです。

従前の業務を見直す際にも、まずはそのフローを見直すことが重要。いま現在の業務をフローとして捉えることで、その問題点や改善策が見つけやすくなるのです。

業務フローの見える化というのは、業務の流れをわかりやすいフローチャート形式に書き出してみること。業務フローには産能大方式やBPMN、プロセスチャートなどのさまざまな手法がありますので、自社に合った手法を採用してみたり、使いやすいよう工夫して作成してみたりするのが良いと思います。

フローを書く際に重要なのは、作業手順の流れのほかにインプットとアウトプットの流れを捉えること。インプットとアウトプットの流れを捉えることによって、ただ作業内容を把握するだけではなく、それぞれの業務における成果を把握することができます。

ただし、この双方を盛り込むことでフローが複雑になりすぎるという問題点もあります。業務フローの見える化を進める際には、目的に応じて簡略化したものを使用すると良いかもしれませんね。

このように業務フローの見える化を進めることで、業務改善のためのポイントが明確になります。業務内容とその流れ、成果物の流れが見えるようになれば個々のプロセスを分析しやすくなり、問題点やその改善策を見出しやすくなるのです。

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