ウィザーズプラスコラム

第94回業務改善の時間を確保する

2015年の夏から霞が関のすべての府省で、行政版BPR(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)が開始される方針となっているというニュース記事を読みました。その記事によれば、すでに取り組みが始まっている総務省行政管理局情報システム企画課では、オフィスをフリーアドレスにするなどの変革に着手しているそうです。

BPRというと民間企業では数十年前によく耳にした言葉ですが、お役所ではいよいよこれから本格的に取り組まれるようです。この時差こそが官と民との温度差なのでしょうか。

とはいえ、民間でもいまだ業務改善に着手できていないとお悩みの企業もあるかと思います。官に遅れをとることのないよう、BPRへの取り組みを積極化していきたいものですね。

業務見直しはポイントをおさえて時短実現

業務の改善に本気で取り組みたいとお考えの方は多いようですが、ネックになるのは、その時間すらとれないという現代のビジネスパーソンを取り巻く現実。日々の業務が忙しすぎて、その業務が本当に必要なものなのかどうかを検討する時間すら取れない・・・とお悩みの方も多いようです。そこで今回は多忙な方のための業務見直しのポイントをご紹介したいと思います。

まずオススメしたいのは、毎日の業務内容を把握するためのタイムシートをつけることです。すでに日誌や業務記録をつけている方は多いと思いますが、ここで重要なのはポイントをおさえたタイムシートにすること。

このタイムシートを記載するうえでポイントになるのは、作業場所、関係者、コミュニケーション方法、おもなアウトプットといった項目です。作業場所というのはデスク、会議室、客先など。関係者は上司、部下、相手先など。コミュニケーション方法というのは電話、メール、訪問などとなります。

とくに重要なのがアウトプットの項目。たとえば入力された顧客情報とか、加工された仕掛品、上司に提出する提案書など。すべての業務は目的を達成するための作業となりますから、その業務が達成までのどのあたりに位置しているのかを確認するうえでとても重要なポイントとなります。

このようなタイムシートを作成して上司や同僚とともに確認するようにすれば、ひとつひとつの業務の必要性を検討することができます。検討の結果、「必要な業務」は残し、「不必要な業務」はなくす。そうすれば業務改善をしつつ、本格的な業務改善に取り組む時間を確保することもできるのです。

copyright © wizardz plus all rights reserved.