ウィザーズプラスコラム

第4回業務改善の進め方

おもに外資系企業が業務改善計画と称して行っているとされる手法PIP(Performance Improvement Plan)について、その悪評を耳にされたことのある方は多いと思います。PIPは現役社員のモチベーションを下げ、業績を悪化させる恐れのあるものとして、業務改善という本来の目的を達成するには程遠い手法なのかもしれません。

では確実に効果を上げることのできる業務改善方法とは、どのような方法なのでしょうか。それは、さらなる品質向上のための取り組みや、生産から売上までのスピードアップをはかること、また不要なコストを削減すること。とくに業態によらずすぐに取り組むことができるのが、さまざまな企業活動のなかでコンスタントに支払われているコストを見直し、その削減をはかることなのです。これら業務改善策の効果を上げるためには、その進め方が重要。ここではとくにコスト削減のための業務改善の進め方について、ご紹介します。

業務改善の進め方として、まずすべきなのは現状の把握。社内で行うべきものとしては、日々発生しているコストの実態を把握すること。部署ごと、プロジェクトごと、さまざまな方向からコストの比較をしてみることも重要です。また外部のコンサルタントに依頼することによって、さまざまな費用についての価格動向などを調査することもできます。このように現状を把握し、収集した情報と照合し、また社外の視点から精査することによって、それまでコンスタントに支払われてきたコストについての問題点が明らかとなるのです。

つぎに行うのは、問題点の分析とコスト削減のための戦略立案、そしてプランニング。財務諸表にあらわれる数字だけでなく、サプライヤーからの情報や現場担当者の声など、必要なデータをすべて集めてコスト構造を分析し、業務改善のための削減戦略を立案します。業務改善のための戦略がかたまったら、実行プランを作成します。対象科目、削減対象となるサプライヤー、スケジュール、コスト削減の具体的な数値目標を設定し、その周知に努めることになります。

こうしていよいよ業務改善への取り組みが始まります。コスト削減の実現には、現場担当者やサプライヤーとの交渉力がものを言います。社内でプロジェクトチームを立ち上げる場合も多いようですが、交渉力に自信のある外部コンサルタントに依頼することも、目標達成のための大きなサポートとなるでしょう。

取り組みを終えた後には、最終段階として、きちんとした評価をくだすことが重要です。目標を達成できたか、業務改善の成果があったかなどについて評価することで、実績と達成感が得られ、社内のモチベーション向上にもつながります。ただし業務改善のためにもっとも重要なのは、改善策の立案、実行とともに、現状把握や評価を継続して行うということ。改善のための取り組みに終わりはありません。社会情勢や業績の変化を把握し、そのときに必要とされる業務改善への取り組みを続けていくことが必要なのです。

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